Apa Tujuannya?

Mengapa acara ini diselenggarakan? Jika tujuannya adalah mengumpulkan uang, ini perlu dibuat sangat jelas bagi para hadirin. Mereka tidak hanya diundang untuk bersenang-senang, tetapi untuk membantu suatu tujuan atau organisasi mendapatkan lebih banyak keuntungan. Jika tujuannya adalah untuk menginformasikan dan mendidik peserta tentang penyebabnya, buatlah rencana untuk pembicara, presentasi, dan pamflet atau brosur.

Pilih Konsepnya

Memilih konsep adalah bagian terpenting dari mengadakan acara amal. Acara harus ramah dan menarik. Para tamu harus bersenang-senang sambil berkumpul untuk tujuan bersama. Apakah akan formal, berorientasi keluarga, atau profesional? Menentukan konsep acara akan membantu dalam menentukan suasana, peserta, pemasaran, dan tempat.

Pilih Tanggal

Memilih tanggal acara sebelum mempersiapkan suatu acara sangat penting karena memberikan tenggat waktu untuk setiap tugas yang harus diselesaikan. Ini membantu mencegah penundaan dan meningkatkan ketepatan serta motivasi. Jika acaranya lebih besar atau membutuhkan lebih banyak persiapan, rencanakan setidaknya enam bulan hingga satu tahun sebelumnya.

Buat Kalender dan Anggaran

Ini sering menjadi bagian yang sulit karena sumber daya harus digunakan dengan bijak dan efisien. Anggaran harus mencakup staf yang direkrut, tempat, persediaan, katering, lisensi, persewaan, dan kontinjensi. Buat kalender dengan tugas dan tanggal untuk ditindaklanjuti hingga selesai.

Kumpulkan Relawan

Merekrut relawan bisa jadi sulit, tetapi jika sumber daya yang tepat digunakan, bersama dengan strategi yang baik, hambatan ini dapat diatasi. Coba pasang iklan di situs web yang dirancang untuk akar rumput atau organisasi nirlaba. Ingatlah bahwa ini adalah acara yang terstruktur dan ada mahasiswa atau lulusan perguruan tinggi yang dapat menggunakan pengalaman perencanaan acara. Mereka dapat menggunakan ini di resume mereka dan mereka juga dapat menggunakan referensi pekerjaan profesional untuk pekerjaan di masa depan.

Cari Tempat

Itu selalu baik untuk memilih beberapa tempat yang berbeda. Ada kemungkinan bahwa ide pertama untuk sebuah tempat mungkin tidak berhasil. Mungkin overbooked, mereka mungkin memilih acara lain, atau bahkan mungkin ada perubahan internal. Jika Anda memiliki grup yang berbaris, Anda dapat menemukan penggantinya lebih tepat waktu. Saat memilih tempat, pertimbangkan cuaca, jumlah peserta, tampilan, dan katering.

Temukan Pendanaannya

Pendanaan dapat datang dalam berbagai bentuk: sponsor, hadiah dalam bentuk barang, donasi, penggalangan dana, atau hibah. Hadiah dalam bentuk barang dapat digunakan untuk undian, perlengkapan acara, atau apa pun yang bermanfaat untuk acara Anda. Saat mendekati sponsor potensial, miliki beberapa opsi berbeda untuk diberikan kepada mereka. Jika mereka tidak dapat memberikan sponsor keuangan, mereka mungkin dapat membantu mengumpulkan dana dengan menyiapkan kotak pengumpulan di dalam bisnis mereka atau bertanya kepada orang lain apakah mereka tertarik untuk membantu tujuan tersebut.

Informasikan kepada Publik

Audiens dapat diinformasikan tentang peristiwa dengan cara yang berbeda. Kampanye akar rumput yang direncanakan dengan baik akan membantu membangun hubungan dengan masyarakat dan memberi tahu mereka tentang organisasi atau tujuan yang didukung oleh acara tersebut. Isi kalender komunitas lokal sebanyak mungkin dengan tanggal, waktu, tempat, pembicara, dan informasi tiket. Kirim undangan melalui email ke calon peserta. Kirim pengumuman layanan masyarakat dan siaran pers ke stasiun, blog, atau majalah online baru yang relevan dan bereputasi baik. Temukan blogger lokal yang berspesialisasi dalam tujuan yang sama dan tanyakan apakah mereka bersedia memberikan informasi kepada audiens online mereka.

Siapkan Acara

Pastikan pengaturan tampilan apa pun dilakukan pada malam sebelum atau pagi hari acara. Jika acaranya di malam hari, pagi hari mungkin cukup waktu untuk mempersiapkan acara yang lebih besar, tetapi jangan sepenuhnya mengandalkannya. Rencanakan dengan cermat pengaturan, katering, check-in, layanan, dan pencopotan/pembersihan untuk acara tersebut.

Source